「〇〇関係の書類が今欲しい！」の解決ツール、作りました

皆さんこんにちは。社労士の本多です。

社会保険、労働保険の手続きや就業規則の作成が完了した後、書類や資料をご依頼いただいたクライアント様に納品します。その際の書類のやり取りや、その後の保管には課題がありました…。

当社ではシステム改修によって、その課題を解決できた、というお話です。

この記事を読むことで、こんなメリットがあります。

• 書類を探す手間が省ける
• 専門家など業務委託先とのやり取りを見直す機会になる
• 安全に書類が保管できる

書類のやりとりや納品後の課題

□クライアント様の課題

• 整理されていない（必要な書類をすぐに見つけられない）
• 書類を保管するツールがない
• 書類を紛失した
• 従業員や外部から書類を求められた際、すぐに対応できない
• LINEの期限切れにより保管し忘れた

□本多社労士事務所の課題

・各社との連携ツールが異なるため、書類の納品方法が統一できない

・当社への書類の提供依頼が頻繁に発生する

各社の書類保管ページを構築することにより解決

クライアントごとに分けたページ（サイト）を作成し、当社の基幹システムとリンクさせることでクライアント別の書類保管スペースを確保した。

クライアント様のメリット

• 必要に迫られた重要データをいつでも取り出せる
• 書類がカテゴリーごとに分類して保管されているため、探す手間が省ける
• 従業員や外部からの問い合わせにすぐに対応できる
• セキュリティで保護されるため安心！

書類のカテゴリーはご要望により、カスタマイズすることも可能です。

毎日の手間を省き効率化することで、コア業務に力を注ぐことができます。ぜひ、御社の書類管理フローも見直してみてはいかがでしょうか。